El portal interno de Akveo impulsado por IA

Dirigir una empresa de software implica gestionar muchos elementos a la vez. A medida que Akveo crecía, numerosos procesos de negocio críticos acabaron dispersos entre hojas de cálculo, documentos y herramientas de terceros.

La gestión de empleados, las evaluaciones de desempeño, el seguimiento de proyectos, la facturación, los contratos de los contratistas y el cumplimiento normativo se gestionaban por separado, lo que generaba silos de datos y aumentaba la carga administrativa.

Esta fragmentación provocó varias dificultades importantes:

• Datos duplicados. La información estaba repartida entre varios sistemas, lo que dificultaba mantener una única fuente de verdad.
• Procesos financieros que consumían mucho tiempo. Los equipos financieros dedicaban mucho tiempo a conciliar facturas, gestionar varias divisas y seguir los tipos de cambio.
• Procesos de RR. HH. ineficientes. La gestión de las ausencias, las evaluaciones de desempeño y los expedientes de los empleados exigían una coordinación manual constante.
• Un cumplimiento normativo complejo. La validación de las facturas de los contratistas a través de KSeF (el sistema nacional polaco de facturación electrónica) aumentaba la carga administrativa y el riesgo de errores.

Akveo necesitaba un sistema centralizado capaz de reunir a los equipos de RR. HH., finanzas y proyectos, automatizar las tareas repetitivas y ofrecer una única fuente de verdad a toda la organización.

El equipo de Akveo desarrolló un portal interno centralizado con Next.js y Supabase. Diseñado en torno a las funciones clave de la empresa, reúne RR. HH., finanzas, gestión de proyectos y flujos de trabajo operativos en un único sistema.

El desarrollo se aceleró gracias a herramientas asistidas por IA, como Claude Code, que permitieron agilizar la implementación, automatizar las tareas de desarrollo repetitivas y acelerar la entrega, manteniendo al mismo tiempo una alta calidad del código.

El portal de Akveo incluye 6 módulos principales:

Gestión de RR. HH. y empleados

Centraliza los datos de los empleados, el organigrama, la remuneración, la gestión de ausencias, el seguimiento de equipos y el historial de auditoría en perfiles completos. Los responsables pueden realizar evaluaciones de desempeño mensuales con comentarios estructurados entre compañeros, periodos de evaluación y notas sobre el bienestar, para una gestión de equipos más coherente y transparente.

Gestión financiera

Gestiona las facturas de clientes, internas y de contratistas. Los equipos financieros disponen de una única interfaz para seguir los ingresos previstos, los márgenes por oficina, las provisiones de comisiones y los parámetros de facturación. La plataforma también admite varias divisas y obtiene automáticamente los tipos de cambio, lo que simplifica las conciliaciones y los informes financieros.

Facturación de contratistas

Para simplificar el cumplimiento fiscal, las facturas de los contratistas siguen un flujo de trabajo automatizado, desde su creación hasta su validación y cierre. El sistema verifica las facturas en el registro polaco KSeF, genera los documentos necesarios y archiva los datos de forma segura, lo que reduce considerablemente el esfuerzo manual y el riesgo de errores.

Gestión de proyectos

Todos los proyectos están vinculados a los clientes, las asignaciones, los SOW, las hojas de horas y la facturación, lo que ofrece una visibilidad integral de la entrega. El registro de tiempo se sincroniza con YouTrack y los indicadores de rendimiento se asocian a los responsables de recursos.

Automatización inteligente

La IA permitió implantar numerosas automatizaciones en toda la plataforma. Por ejemplo, el sistema envía recordatorios de evaluaciones de desempeño, sincroniza los grupos de Google Workspace con la lista de empleados activos, actualiza los datos de los usuarios de YouTrack y envía notificaciones de Slack para hitos como los aniversarios en la empresa. Además, las tareas operativas recurrentes se gestionan automáticamente mediante flujos de trabajo programados.

Control de acceso basado en roles

Los permisos por rol, basados en la Row-Level Security de Supabase, garantizan que cada equipo solo acceda a la información necesaria para sus funciones. Así, RR. HH., finanzas, responsables y empleados trabajan en la misma plataforma, con una seguridad y una confidencialidad de los datos estrictas.