Le portail interne d'Akveo propulsé par l'IA

Diriger une société de logiciels, c'est gérer de nombreux éléments en même temps. À mesure qu'Akveo grandissait, de nombreux processus métier critiques se sont retrouvés éparpillés entre tableurs, documents et outils tiers.

La gestion des collaborateurs, les entretiens de performance, le suivi des projets, la facturation, les contrats des prestataires et la conformité étaient tous gérés séparément, ce qui créait des silos de données et alourdissait la charge administrative.

Cette fragmentation a entraîné plusieurs difficultés majeures :

• Doublons de données. Les informations étaient réparties entre plusieurs systèmes, ce qui rendait difficile le maintien d'une source de vérité unique.
• Des processus financiers chronophages. Les équipes financières passaient beaucoup de temps à rapprocher les factures, à gérer plusieurs devises et à suivre les taux de change.
• Des processus RH inefficaces. La gestion des congés, les entretiens de performance et les dossiers des collaborateurs exigeaient une coordination manuelle permanente.
• Une conformité complexe. La validation des factures des prestataires via KSeF (le système national polonais de facturation électronique) alourdissait la charge administrative et augmentait le risque d'erreurs.

Akveo avait besoin d'un système centralisé capable de réunir les équipes RH, finance et projets, d'automatiser les tâches répétitives et de fournir une source de vérité unique à toute l'organisation.

L'équipe Akveo a développé un portail interne centralisé avec Next.js et Supabase. Conçu autour des fonctions clés de l'entreprise, il réunit les RH, la finance, la gestion de projet et les workflows opérationnels dans un système unique.

Le développement a été accéléré grâce à des outils assistés par l'IA, dont Claude Code, qui ont permis de fluidifier la mise en œuvre, d'automatiser les tâches de développement répétitives et d'accélérer la livraison, tout en maintenant une qualité de code élevée.

Le portail Akveo comprend 6 modules principaux :

Gestion RH et des collaborateurs

Centralise les données des collaborateurs, l'organigramme, la rémunération, la gestion des congés, le suivi du matériel et l'historique d'audit dans des profils complets. Les managers peuvent mener des entretiens de performance mensuels avec des retours structurés entre pairs, des périodes d'évaluation et des notes sur le bien-être, pour une gestion des équipes plus cohérente et plus transparente.

Gestion financière

Gère les factures clients, internes et des prestataires. Les équipes financières disposent d'une interface unique pour suivre le chiffre d'affaires prévisionnel, les marges par bureau, les provisions de commissions et les paramètres de facturation. La plateforme prend aussi en charge plusieurs devises et récupère automatiquement les taux de change, ce qui simplifie les rapprochements et le reporting financier.

Facturation des prestataires

Pour simplifier la conformité fiscale, les factures des prestataires suivent un workflow automatisé, de leur création à leur validation et à leur finalisation. Le système vérifie les factures auprès du registre polonais KSeF, génère les documents requis et archive les données en toute sécurité, ce qui réduit considérablement l'effort manuel et le risque d'erreurs.

Gestion de projet

Tous les projets sont reliés aux clients, aux affectations, aux SOW, aux feuilles de temps et à la facturation, ce qui offre une visibilité de bout en bout sur la livraison. Le suivi du temps est synchronisé avec YouTrack et les indicateurs de performance sont rattachés aux responsables des ressources.

Automatisation intelligente

L'IA a permis de mettre en place de nombreuses automatisations sur toute la plateforme. Le système envoie par exemple des rappels d'entretiens de performance, synchronise les groupes Google Workspace avec la liste des collaborateurs actifs, met à jour les données des utilisateurs YouTrack et envoie des notifications Slack pour des jalons comme les anniversaires d'ancienneté. De plus, les tâches opérationnelles récurrentes sont traitées automatiquement par des workflows planifiés.

Contrôle d'accès basé sur les rôles

Des autorisations par rôle, appuyées sur la Row-Level Security de Supabase, garantissent que chaque équipe n'accède qu'aux informations utiles à ses missions. Ainsi, les RH, la finance, les managers et les collaborateurs travaillent tous sur la même plateforme, avec une sécurité et une confidentialité des données strictes.