Het AI-gestuurde interne portaal van Akveo

Een softwarebedrijf runnen betekent veel zaken tegelijk in goede banen leiden. Naarmate Akveo groeide, raakten veel cruciale bedrijfsprocessen verspreid over spreadsheets, documenten en tools van derden.

Personeelsbeheer, beoordelingsgesprekken, projectopvolging, facturatie, contracten met contractors en compliance werden allemaal afzonderlijk beheerd, wat leidde tot datasilo's en meer administratieve last.

Deze versnippering leidde tot een aantal belangrijke uitdagingen:

• Dubbele data. Informatie was verspreid over meerdere systemen, waardoor het lastig was één bron van waarheid te behouden.
• Tijdrovende financiële processen. Financiële teams besteedden veel tijd aan het afstemmen van facturen, het beheren van meerdere valuta en het bijhouden van wisselkoersen.
• Inefficiënte hr-processen. Verlofbeheer, beoordelingsgesprekken en personeelsdossiers vergden voortdurend handmatige coördinatie.
• Complexe compliance. Het valideren van facturen van contractors via KSeF (het Poolse nationale systeem voor e-facturen) zorgde voor extra administratief werk en een groter risico op fouten.

Akveo had een centraal systeem nodig dat hr-, finance- en projectteams samenbracht, repetitieve taken automatiseerde en de hele organisatie één bron van waarheid bood.

Het team van Akveo ontwikkelde een centraal intern portaal met Next.js en Supabase. Het is opgebouwd rond de kernfuncties van het bedrijf en brengt hr, finance, projectmanagement en operationele workflows samen in één systeem.

De ontwikkeling werd versneld met AI-ondersteunde tools, waaronder Claude Code. Die hielpen de implementatie te stroomlijnen, repetitieve ontwikkeltaken te automatiseren en sneller op te leveren, met behoud van een hoge codekwaliteit.

Het Akveo-portaal bestaat uit 6 kernmodules:

Hr- en personeelsbeheer

Brengt personeelsgegevens, organisatiestructuur, beloning, verlofbeheer, het bijhouden van apparatuur en de audithistorie samen in uitgebreide medewerkersprofielen. Managers kunnen maandelijkse beoordelingsgesprekken voeren met gestructureerde peerfeedback, beoordelingsperiodes en notities over welzijn, waardoor personeelsbeheer consistenter en transparanter wordt.

Financieel beheer

Beheert facturen van klanten, interne facturen en facturen van contractors. Financiële teams krijgen vanuit één interface inzicht in geplande omzet, marges per kantoor, opgebouwde commissies en factuurinstellingen. Het platform ondersteunt bovendien meerdere valuta en haalt wisselkoersen automatisch op, wat afstemming en financiële rapportage vereenvoudigt.

Facturatie van contractors

Om fiscale compliance te vereenvoudigen, doorlopen facturen van contractors een geautomatiseerde workflow, van aanmaak tot validatie en afronding. Het systeem controleert facturen in het Poolse KSeF-register, genereert de vereiste documenten en slaat de gegevens veilig op, wat handmatig werk en het risico op fouten aanzienlijk vermindert.

Projectmanagement

Alle projecten zijn gekoppeld aan klanten, toewijzingen, SOW's, urenstaten en facturatie, wat end-to-end inzicht in de oplevering geeft. Urenregistratie wordt gesynchroniseerd met YouTrack en prestatie-indicatoren zijn gekoppeld aan de resource leads.

Intelligente automatisering

AI maakte een breed scala aan automatiseringen op het platform mogelijk. Zo verstuurt het systeem herinneringen voor beoordelingsgesprekken, synchroniseert het Google Workspace-groepen met de lijst van actieve medewerkers, werkt het gebruikersgegevens in YouTrack bij en verstuurt het Slack-meldingen bij mijlpalen zoals jubilea. Daarnaast worden terugkerende operationele taken automatisch afgehandeld via geplande workflows.

Rolgebaseerde toegangscontrole

Rolgebaseerde rechten op basis van Row-Level Security in Supabase zorgen ervoor dat elk team alleen toegang heeft tot de informatie die relevant is voor zijn taken. Zo werken hr, finance, managers en medewerkers allemaal in hetzelfde platform, met strikte gegevensbeveiliging en privacy.