Wewnętrzny portal Akveo oparty na AI

Prowadzenie firmy programistycznej oznacza jednoczesne zarządzanie wieloma obszarami. Wraz z rozwojem Akveo wiele kluczowych procesów biznesowych rozproszyło się między arkusze kalkulacyjne, dokumenty i narzędzia zewnętrzne.

Zarządzanie pracownikami, oceny okresowe, śledzenie projektów, fakturowanie, umowy z podwykonawcami i zgodność z przepisami były obsługiwane osobno, co tworzyło silosy danych i zwiększało obciążenie administracyjne.

To rozproszenie powodowało kilka poważnych trudności:

• Zduplikowane dane. Informacje były rozrzucone po wielu systemach, co utrudniało utrzymanie jednego źródła prawdy.
• Czasochłonne procesy finansowe. Zespoły finansowe poświęcały dużo czasu na uzgadnianie faktur, obsługę wielu walut i śledzenie kursów wymiany.
• Nieefektywne procesy HR. Zarządzanie nieobecnościami, ocenami okresowymi i aktami pracowniczymi wymagało stałej ręcznej koordynacji.
• Złożona zgodność z przepisami. Weryfikacja faktur podwykonawców w KSeF (Krajowym Systemie e-Faktur) zwiększała obciążenie administracyjne i ryzyko błędów.

Akveo potrzebowało scentralizowanego systemu, który połączy zespoły HR, finansów i projektów, zautomatyzuje powtarzalne zadania i zapewni jedno źródło prawdy dla całej organizacji.

Zespół Akveo zbudował scentralizowany portal wewnętrzny w oparciu o Next.js i Supabase. Zaprojektowany wokół kluczowych funkcji firmy, łączy HR, finanse, zarządzanie projektami i operacyjne przepływy pracy w jednym systemie.

Prace przyspieszyły narzędzia wspierane przez AI, takie jak Claude Code, które pozwoliły usprawnić implementację, zautomatyzować powtarzalne zadania programistyczne i skrócić czas dostarczenia przy zachowaniu wysokiej jakości kodu.

Portal Akveo obejmuje 6 głównych modułów:

Zarządzanie HR i pracownikami

Gromadzi w kompletnych profilach dane pracowników, strukturę organizacyjną, wynagrodzenia, nieobecności, informacje o zespołach i historię audytu. Menedżerowie mogą prowadzić comiesięczne oceny okresowe z ustrukturyzowanym feedbackiem od współpracowników, cyklami ocen i notatkami o samopoczuciu, co zapewnia spójniejsze i bardziej przejrzyste zarządzanie zespołami.

Zarządzanie finansami

Obsługuje faktury klientów, wewnętrzne i podwykonawców. Zespoły finansowe mają jeden interfejs do śledzenia prognozowanych przychodów, marż poszczególnych biur, rezerw na prowizje i parametrów fakturowania. Platforma obsługuje także wiele walut i automatycznie pobiera kursy wymiany, co upraszcza uzgadnianie i raportowanie finansowe.

Fakturowanie podwykonawców

Aby uprościć zgodność podatkową, faktury podwykonawców przechodzą zautomatyzowany proces od utworzenia, przez weryfikację, po zamknięcie. System sprawdza faktury w polskim KSeF, generuje wymagane dokumenty i bezpiecznie archiwizuje dane, co znacząco ogranicza ręczną pracę i ryzyko błędów.

Zarządzanie projektami

Wszystkie projekty są powiązane z klientami, przydziałami, SOW, kartami czasu pracy i fakturowaniem, co daje pełny wgląd w realizację. Ewidencja czasu synchronizuje się z YouTrack, a wskaźniki wydajności są przypisane do opiekunów zasobów.

Inteligentna automatyzacja

AI pozwoliła wdrożyć liczne automatyzacje w całej platformie. System wysyła na przykład przypomnienia o ocenach okresowych, synchronizuje grupy Google Workspace z listą aktywnych pracowników, aktualizuje dane użytkowników YouTrack i wysyła powiadomienia na Slacku o takich wydarzeniach jak rocznice zatrudnienia. Ponadto cykliczne zadania operacyjne są obsługiwane automatycznie przez zaplanowane przepływy pracy.

Kontrola dostępu oparta na rolach

Uprawnienia oparte na rolach, wykorzystujące Row-Level Security w Supabase, gwarantują, że każdy zespół ma dostęp wyłącznie do informacji potrzebnych do realizacji swoich zadań. Dzięki temu HR, finanse, menedżerowie i pracownicy korzystają z tej samej platformy przy zachowaniu rygorystycznego bezpieczeństwa i poufności danych.