Una aplicación Retool de gestión de viajes que ahorra a L'Esperta más de 120 horas al mes

El proyecto de aplicación de L'Esperta se topó con un gran obstáculo cuando su desarrollador de Retool se marchó y lo dejó sin terminar. Con la temporada alta a punto de llegar, había mucho en juego. La empresa necesitaba un equipo experto capaz de retomar el trabajo donde se había quedado, terminar la aplicación rápidamente y garantizar la continuidad de su negocio.

L'Esperta se encontraba en una situación complicada. Había empezado a desarrollar una aplicación para gestionar las agendas de sus clientes y los detalles de los viajes, pero su desarrollador de Retool abandonó el proyecto antes de terminarlo. Con la temporada turística acercándose rápidamente, el equipo estaba bajo una fuerte presión para volver a encarrilar el proyecto. Fue entonces cuando encontró a Akveo a través de una búsqueda en Google. Tras comprobar nuestra experiencia con herramientas low-code como Retool, se puso en contacto con nosotros.

Nos pusimos manos a la obra de inmediato. Formamos un equipo reducido, de solo dos desarrolladores de Retool, dedicado por completo al proyecto. Se tomaron el tiempo necesario para entender bien lo que necesitaba L'Esperta y trabajaron codo con codo con el cliente para que todo encajara en su forma de trabajar. En menos de dos meses, la aplicación ya estaba en funcionamiento. Reunía todos los procesos clave (planificación de viajes, datos de clientes e informes) en un sistema fácil de usar. ¿El resultado? La empresa ahorra más de 120 horas cada mes y sus operaciones son mucho más fluidas.

Alcance del proyecto

Para que la aplicación se ajustara perfectamente a L'Esperta, nos centramos en cinco aspectos clave: organizar sus datos, simplificar la planificación de viajes, automatizar los informes, mejorar la gestión de proveedores y ofrecer herramientas para analizar mejor el negocio. Esto es lo que hicimos:

1. Gestión de datos simplificada

Creamos un sistema que reunía toda la información esencial en un solo lugar:

• Los detalles de los viajes, como destinos, fechas y costes, se almacenaban de forma organizada para que todo fuera fácil de encontrar.
• La información de los viajeros, incluidos los datos de contacto y los números de pasaporte, se almacenaba de forma segura y estaba accesible cuando se necesitaba.
• Una base de datos de proveedores facilitaba enormemente la gestión de hoteles, empresas de transporte y otros socios.

2. Planificación de viajes optimizada

Planificar los viajes resultó mucho más sencillo gracias a herramientas que:

• reunían todos los planes de viaje en un único lugar;
• enviaban recordatorios automáticos de plazos como reservas y pagos, para que no se pasara nada por alto;
• ofrecían actualizaciones en tiempo real para mantener al equipo informado del avance de los viajes.

3. Informes y paneles fáciles de usar

Convertimos los datos del cliente en algo realmente útil con:

• 21 informes automatizados para seguir las tendencias, la actividad de los clientes y el rendimiento de los servicios;
• tres paneles con una visión clara de los próximos viajes, los clientes activos y las principales métricas de rendimiento;
• una función de exportación a PDF para compartir los informes de forma rápida y sencilla.

4. Coordinación de proveedores

La gestión de proveedores se volvió sencilla gracias a:

• una base de datos que reunía en un solo lugar toda la información de los proveedores (descripciones, costes y fechas);
• herramientas de planificación automatizadas que obtenían los datos de los proveedores directamente del sistema, lo que ahorraba tiempo y reducía los errores.

5. Análisis de datos centralizado

La aplicación no se limitaba a almacenar datos, sino que también ayudaba al equipo a entenderlos mejor:

• El equipo podía ver qué apreciaban los clientes y qué destinos eran los más populares.
• Esta información le ayudó a planificar mejor sus campañas de marketing y a ofrecer servicios más personalizados.