Een Retool-app voor reisbeheer die L'Esperta elke maand meer dan 120 uur bespaart

Het appproject van L'Esperta liep vast toen de Retool-developer vertrok en het onafgemaakt achterliet. Met het hoogseizoen voor de deur stond er veel op het spel. Het bedrijf had een ervaren team nodig dat het werk kon overnemen, de app snel kon afronden en ervoor kon zorgen dat de bedrijfsvoering soepel doorliep.

L'Esperta zat in een lastige situatie. Het bedrijf was begonnen met een app om klantschema's en reisdetails te beheren, maar de Retool-developer verliet het project voordat het af was. Met het toeristenseizoen in snel aantocht stond het team onder flinke tijdsdruk om het project weer op de rails te krijgen. Via een zoekopdracht in Google kwamen ze bij Akveo terecht. Na het zien van onze ervaring met low-codetools zoals Retool, namen ze contact met ons op.

We gingen direct aan de slag. We stelden een klein team samen, slechts twee Retool-developers, dat zich volledig op het project richtte. Zij namen de tijd om goed te begrijpen wat L'Esperta nodig had en werkten nauw met de klant samen, zodat alles aansloot op de manier van werken. Binnen twee maanden draaide de app. Alle kernprocessen (reisplanning, klantgegevens en rapportages) kwamen samen in één gebruiksvriendelijk systeem. Het resultaat? Het bedrijf bespaart elke maand meer dan 120 uur en de operatie verloopt veel soepeler.

Werkzaamheden

Om de app perfect op L'Esperta af te stemmen, richtten we ons op vijf kernpunten: de data ordenen, reisplanning vereenvoudigen, rapportages automatiseren, leveranciersbeheer verbeteren en tools bieden om het bedrijf beter te analyseren. Dit is wat we deden:

1. Eenvoudiger databeheer

We bouwden een systeem dat alle essentiële informatie op één plek samenbracht:

• Reisdetails zoals bestemmingen, data en kosten werden overzichtelijk opgeslagen, zodat alles makkelijk te vinden was.
• Reizigersgegevens, inclusief contactgegevens en paspoortnummers, werden veilig opgeslagen en waren beschikbaar wanneer nodig.
• Een leveranciersdatabase maakte het veel eenvoudiger om hotels, vervoerders en andere partners te beheren.

2. Gestroomlijnde reisplanning

Reizen plannen werd veel eenvoudiger met tools die:

• alle reisplannen op één centrale plek bijeenbrachten;
• automatische herinneringen stuurden voor deadlines zoals boekingen en betalingen, zodat niets werd vergeten;
• realtime updates gaven, zodat het team altijd op de hoogte was van de voortgang van reizen.

3. Gebruiksvriendelijke rapportages en dashboards

We maakten de data van de klant echt bruikbaar met:

• 21 geautomatiseerde rapportages om trends, klantactiviteit en serviceprestaties te volgen;
• drie dashboards met een helder overzicht van komende reizen, actieve klanten en de belangrijkste prestatie-indicatoren;
• een pdf-exportfunctie om rapportages snel en eenvoudig te delen.

4. Coördinatie van leveranciers

Leveranciersbeheer werd eenvoudig dankzij:

• een database die alle leveranciersgegevens (omschrijvingen, kosten en data) op één plek bijeenbracht;
• geautomatiseerde planningstools die leveranciersdata rechtstreeks uit het systeem haalden, wat tijd bespaarde en fouten verminderde.

5. Centrale data-inzichten

De app sloeg niet alleen data op, maar hielp het team die ook beter te begrijpen:

• Het team kon zien wat klanten waardeerden en welke bestemmingen het populairst waren.
• Dankzij deze inzichten kon het betere marketingcampagnes plannen en meer gepersonaliseerde diensten aanbieden.