Une application Retool de gestion des voyages qui fait gagner à L'Esperta plus de 120 heures par mois

Le projet d'application de L'Esperta s'est retrouvé bloqué lorsque son développeur Retool est parti en le laissant inachevé. Avec la haute saison toute proche, les enjeux étaient considérables. L'entreprise avait besoin d'une équipe experte capable de reprendre le travail là où il s'était arrêté, de terminer rapidement l'application et de garantir la continuité de son activité.

L'Esperta se trouvait dans une situation délicate. L'entreprise avait commencé à développer une application pour gérer les plannings de ses clients et le détail des voyages, mais son développeur Retool avait quitté le projet avant la fin. Avec la saison touristique qui approchait à grands pas, l'équipe subissait une forte pression pour remettre le projet sur les rails. C'est alors qu'elle a découvert Akveo grâce à une recherche Google. Après avoir constaté notre expérience des outils low-code comme Retool, elle nous a contactés.

Nous nous sommes immédiatement mis au travail. Nous avons constitué une petite équipe – seulement deux développeurs Retool – entièrement consacrée au projet. Ils ont pris le temps de bien comprendre les besoins de L'Esperta et ont travaillé en étroite collaboration avec le client pour que tout s'intègre à ses méthodes de travail. En moins de deux mois, l'application était opérationnelle. Elle réunissait tous les processus clés – planification des voyages, données clients et reporting – dans un système simple d'utilisation. Le résultat ? L'entreprise gagne plus de 120 heures chaque mois et ses opérations sont bien plus fluides.

Périmètre du projet

Pour adapter parfaitement l'application à L'Esperta, nous nous sommes concentrés sur cinq axes : l'organisation des données, la simplification de la planification des voyages, l'automatisation du reporting, l'amélioration de la gestion des prestataires et des outils pour mieux analyser l'activité. Voici ce que nous avons réalisé :

1. Une gestion des données simplifiée

Nous avons créé un système réunissant toutes les informations essentielles au même endroit :

• Le détail des voyages, comme les destinations, les dates et les coûts, était stocké de manière organisée pour tout retrouver facilement.
• Les informations sur les voyageurs, y compris leurs coordonnées et numéros de passeport, étaient stockées de façon sécurisée et accessibles en cas de besoin.
• Une base de données des prestataires simplifiait considérablement la gestion des hôtels, des transporteurs et des autres partenaires.

2. Une planification des voyages optimisée

La planification des voyages est devenue bien plus simple grâce à des outils qui :

• centralisaient tous les programmes de voyage en un seul endroit ;
• envoyaient des rappels automatiques pour les échéances comme les réservations et les paiements, afin que rien ne soit oublié ;
• fournissaient des mises à jour en temps réel pour tenir l'équipe informée de l'avancement des voyages.

3. Des rapports et tableaux de bord faciles à utiliser

Nous avons rendu les données du client réellement exploitables grâce à :

• 21 rapports automatisés permettant de suivre les tendances, l'activité des clients et la performance des services ;
• trois tableaux de bord offrant une vue claire des voyages à venir, des clients actifs et des principaux indicateurs de performance ;
• une fonction d'export PDF pour partager les rapports rapidement et simplement.

4. Coordination des prestataires

La gestion des prestataires est devenue simple grâce à :

• une base de données regroupant au même endroit toutes les informations sur les prestataires – descriptions, coûts et dates ;
• des outils de planification automatisés qui récupéraient directement les données des prestataires dans le système, ce qui faisait gagner du temps et réduisait les erreurs.

5. Une analyse centralisée des données

L'application ne se contentait pas de stocker les données, elle aidait aussi l'équipe à mieux les comprendre :

• L'équipe pouvait voir ce que les clients appréciaient et quelles destinations étaient les plus populaires.
• Ces informations l'ont aidée à mieux cibler ses campagnes marketing et à proposer des services encore plus personnalisés.