Creación de un sistema de facturación a medida en Retool para una empresa SaaS

CutTime se enfrentaba a tres problemas principales:

• La empresa tenía que gestionar un número muy elevado de licencias, cada una con sus propios requisitos y plazos.
• Su sistema de facturación era manual, lento y propenso a errores.
• Necesitaba una integración fluida con sus herramientas existentes, como HubSpot para el CRM y Stripe para los pagos.

En este proyecto, nuestro objetivo era crear un sistema capaz de gestionar los complejos procesos financieros de CutTime sin dejar de ser fácil de usar. Retool nos permitió avanzar rápidamente: nuestro equipo de desarrolladores de Retool pudo crear prototipos con rapidez y recoger opiniones desde el principio. Construimos el sistema paso a paso. La aplicación empezó solo con la gestión de licencias y después se amplió con nuevas funcionalidades: integración de pagos, facturación automatizada e informes.

Optamos por una integración fluida de HubSpot y Stripe para garantizar la correcta circulación de los datos entre los sistemas. También diseñamos plantillas de facturas en PDF para una comunicación con los clientes profesional y homogénea. Ahora el sistema hace el seguimiento del estado de los pagos, envía recordatorios automáticos y genera informes de ingresos detallados para optimizar los procesos contables.

Descubra las principales razones para contratar desarrolladores de Retool para su proyecto

Alcance de los servicios

Primero nos centramos en desarrollar una solución completa que optimiza la gestión de licencias, automatiza los flujos de pago y facturación y ofrece informes útiles. Cada funcionalidad se diseñó para resolver un punto de fricción operativo concreto. Era fundamental que el sistema siguiera siendo fácil de usar y adaptable.

1. Gestión de licencias

• Almacenamiento centralizado de las licencias, con la información del proveedor, los costes y las duraciones.
• Desarrollo de herramientas para gestionar de forma eficaz las licencias que se solapan y las renovaciones.
• Implementación de una base de datos de Retool para almacenar de forma segura toda la información pertinente.

2. Gestión de pagos

• Integración de Stripe para los pagos en línea y el seguimiento financiero.
• Posibilidad de registrar los pagos fuera de línea para una contabilidad exacta.
• Varias opciones de pago para los clientes, para una mayor flexibilidad.

3. Facturación automatizada

• Desarrollo de un sistema de generación y envío automático de facturas por correo electrónico mediante la API de Stripe.
• Diseño de plantillas PDF profesionales para una facturación homogénea.
• Recordatorios de pago automatizados para las facturas vencidas, con el fin de mejorar la tasa de cobro.

4. Informes

• Creación de informes detallados para seguir la actividad de las licencias, el estado de los pagos y los ingresos.
• Exportación de los informes en formato CSV para facilitar el intercambio de datos y la integración con los sistemas contables.
• Desarrollo de informes de ingresos compatibles con el software de contabilidad, para optimizar el seguimiento financiero.