Entwicklung eines individuellen Retool-Abrechnungssystems für ein SaaS-Unternehmen

Das Abrechnungssystem von CutTime konnte nicht mehr mithalten. Die Verwaltung von Tausenden Lizenzen über verschiedene Bezirke hinweg erforderte einen intelligenteren, automatisierten Ansatz.

[ Kunde ]

Über den Kunden

CutTime ist eine SaaS-Plattform für Programme der musischen Bildung. Sie nimmt Schulen die alltäglichen Aufgaben ab — Inventarverwaltung, Mitgliederverwaltung, Finanzen —, damit sie sich darauf konzentrieren können, großartige Erlebnisse für Schüler und Familien zu schaffen. Ihre Tools werden von Tausenden Schulen in den USA genutzt und verwalten täglich Millionen von Vermögenswerten.

1500+
Automatisch verwaltete Lizenzen: 16Mo.
Laufende Partnerschaft: 100%
Automatisierter Rechnungsprozess

[ Herausforderung ]

Ein Abrechnungssystem, das nicht mehr Schritt halten konnte

CutTime hatte mit drei Hauptproblemen zu kämpfen:

Sie mussten eine riesige Anzahl an Lizenzen verwalten, von denen jede unterschiedliche Anforderungen und Zeitpläne hatte.
Ihr Rechnungssystem war manuell, langsam und fehleranfällig.
Sie benötigten eine nahtlose Integration in ihre bestehenden Tools, wie HubSpot für das CRM und Stripe für Zahlungen.

[ Lösung ]

Die Entwicklung der Lösung

Unser Fokus bei diesem Projekt lag darauf, ein System zu schaffen, das die komplexen Finanzprozesse von CutTime bewältigen kann und gleichzeitig benutzerfreundlich ist. Retool ermöglichte uns ein schnelles Vorgehen. Unser Team aus Retool-Entwicklern konnte zügig Prototypen erstellen und frühzeitig Feedback einholen. Wir haben das System Schritt für Schritt aufgebaut. Die App begann mit der reinen Lizenzverwaltung und wurde dann um weitere Funktionen erweitert: Zahlungsintegration, automatisierte Rechnungsstellung und Berichterstattung.

Wir entschieden uns für eine nahtlose Integration von HubSpot und Stripe, um einen reibungslosen Datenfluss zwischen den Systemen zu gewährleisten. Zudem entwickelten wir PDF-Vorlagen für Rechnungen, um die Kommunikation mit Kunden professionell und einheitlich zu gestalten. Das System erfasst nun Zahlungsstatus, versendet automatische Mahnungen und liefert detaillierte Umsatzberichte, um die Buchhaltungsprozesse zu optimieren.

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Leistungsumfang

Zunächst konzentrierten wir uns auf die Entwicklung einer umfassenden Lösung, die die Lizenzverwaltung optimiert, Zahlungs- und Rechnungsworkflows automatisiert und aussagekräftige Berichte liefert. Jede Funktion wurde entwickelt, um spezifische betriebliche Schwachstellen zu beheben. Ein wesentlicher Aspekt war dabei, sicherzustellen, dass das System benutzerfreundlich und anpassungsfähig bleibt.

1. Lizenzverwaltung

Zentrale Speicherung der Lizenzen inklusive Anbieterdetails, Kosten und Laufzeiten.
Entwicklung von Tools zur effizienten Verwaltung überschneidender Lizenzen und Verlängerungen.
Einrichtung einer Retool-Datenbank zur sicheren Speicherung aller relevanten Informationen.

2. Zahlungsmanagement

Integration von Stripe für Online-Zahlungen und Finanztracking.
Ermöglichung der Erfassung von Offline-Zahlungen zur Gewährleistung einer korrekten Buchhaltung.
Bereitstellung verschiedener Zahlungsoptionen für Kunden für mehr Flexibilität.

Creating a Custom Retool Billing System for a SaaS Company solution visual

3. Automatisierte Rechnungsstellung

Entwicklung eines Systems zur automatischen Erstellung und zum Versand von Rechnungen per E-Mail über die Stripe-API.
Entwicklung professioneller PDF-Vorlagen für eine konsistente Rechnungsstellung.
Automatisierte Zahlungserinnerungen für überfällige Rechnungen, um die Zahlungseingangsquote zu verbessern.

4. Berichterstattung

Erstellung detaillierter Berichte zur Nachverfolgung von Lizenzaktivitäten, Zahlungsstatus und Umsätzen.
Export von Berichten als CSV, um den Datenaustausch und die Integration in Buchhaltungssysteme zu erleichtern.
Entwicklung von Umsatzberichten, die mit Buchhaltungssoftware kompatibel sind, um die Finanznachverfolgung zu optimieren.

[ Ergebnisse ]

Wirkung, die zählt

Die Retool-Abrechnungsanwendung hat die Finanzprozesse von CutTime optimiert, Zeit gespart und die Genauigkeit verbessert.

Verbessertes Lizenz- und Datenmanagement

Unsere Retool-Anwendung wurde entwickelt, um alle Lizenz- und Zahlungsdaten zu zentralisieren. Wichtig war, Verlängerungen, Compliance und Nutzung über Tausende von Lizenzen hinweg einfach nachverfolgen zu können.

Automatisierte Rechnungsstellung und Benachrichtigungen

Rechnungen wurden automatisch erstellt und per E-Mail versendet — mit professionellen PDF-Anhängen und Erinnerungen bei überfälligen Zahlungen. Wir wollten den Verwaltungsaufwand senken und den Zahlungseingang verbessern — und das ist gelungen.

Bessere Finanzberichterstattung

Mit der neuen Retool-App ließen sich detaillierte Berichte zu Lizenzen, Zahlungen und Umsätzen einfach erstellen und exportieren — um die Finanznachverfolgung zu vereinfachen und Erkenntnisse für Entscheidungen zu liefern.

[ Tech-Stack ]