Budowa systemu rozliczeń na zamówienie w Retool dla firmy SaaS

System rozliczeń CutTime przestał wystarczać. Zarządzanie tysiącami licencji w wielu okręgach szkolnych wymagało inteligentniejszego, zautomatyzowanego podejścia.

[ Klient ]

O kliencie

CutTime to platforma SaaS dla programów edukacji artystycznej i muzycznej. Odciąża placówki edukacyjne od codziennych obowiązków (zarządzania inwentarzem, członkami i finansami), aby mogły skupić się na tworzeniu wspaniałych doświadczeń dla uczniów i ich rodzin. Z jej narzędzi korzystają tysiące placówek w Stanach Zjednoczonych, które każdego dnia zarządzają milionami zasobów.

1500+
Licencji zarządzanych automatycznie: 16 miesięcy
nieprzerwanej współpracy: 100%
Zautomatyzowanego procesu fakturowania

[ Wyzwanie ]

System rozliczeń, który przestał wystarczać

CutTime mierzyło się z trzema głównymi problemami:

Firma musiała zarządzać bardzo dużą liczbą licencji, z których każda miała własne wymagania i terminy.
System fakturowania był ręczny, powolny i podatny na błędy.
Potrzebna była płynna integracja z istniejącymi narzędziami, takimi jak HubSpot jako CRM i Stripe do płatności.

[ Rozwiązanie ]

Budowa rozwiązania

Naszym celem w tym projekcie było stworzenie systemu, który obsłuży złożone procesy finansowe CutTime, a jednocześnie pozostanie łatwy w użyciu. Retool pozwolił nam działać szybko: nasz zespół programistów Retool mógł sprawnie tworzyć prototypy i zbierać opinie od samego początku. Budowaliśmy system krok po kroku. Aplikacja zaczęła od samego zarządzania licencjami, a następnie zyskała kolejne funkcje: integrację płatności, automatyczne fakturowanie i raportowanie.

Postawiliśmy na płynną integrację HubSpot i Stripe, aby zapewnić prawidłowy przepływ danych między systemami. Zaprojektowaliśmy też szablony faktur PDF, które zapewniają profesjonalną i spójną komunikację z klientami. System śledzi teraz status płatności, wysyła automatyczne przypomnienia i generuje szczegółowe raporty przychodów, usprawniając procesy księgowe.

Poznaj najważniejsze powody, by zatrudnić programistów Retool do swojego projektu

Zakres usług

Najpierw skupiliśmy się na stworzeniu kompletnego rozwiązania, które usprawnia zarządzanie licencjami, automatyzuje procesy płatności i fakturowania oraz dostarcza użytecznych raportów. Każda funkcja została zaprojektowana, aby rozwiązać konkretny problem operacyjny. Kluczowe było to, by system pozostał łatwy w użyciu i elastyczny.

1. Zarządzanie licencjami

Scentralizowane przechowywanie licencji wraz z informacjami o dostawcy, kosztach i okresach obowiązywania.
Narzędzia do sprawnego zarządzania nakładającymi się licencjami i odnowieniami.
Wdrożenie bazy danych Retool do bezpiecznego przechowywania wszystkich istotnych informacji.

2. Zarządzanie płatnościami

Integracja Stripe do płatności online i monitorowania finansów.
Możliwość rejestrowania płatności offline dla precyzyjnej księgowości.
Różne opcje płatności dla klientów, zapewniające większą elastyczność.

Zrzut ekranu rozwiązania do fakturowania na zamówienie w Retool dla firmy SaaS

3. Automatyczne fakturowanie

System automatycznego generowania faktur i wysyłania ich e-mailem przez API Stripe.
Profesjonalne szablony PDF zapewniające spójne fakturowanie.
Automatyczne przypomnienia o zaległych fakturach, poprawiające ściągalność należności.

4. Raportowanie

Szczegółowe raporty do śledzenia aktywności licencji, statusu płatności i przychodów.
Eksport raportów do formatu CSV, ułatwiający wymianę danych i integrację z systemami księgowymi.
Raporty przychodów zgodne z oprogramowaniem księgowym, usprawniające monitorowanie finansów.

[ Rezultaty ]

Wpływ, który ma znaczenie

Aplikacja do fakturowania w Retool usprawniła procesy finansowe CutTime, oszczędziła czas i poprawiła dokładność.

Lepsze zarządzanie licencjami i danymi

Nasza aplikacja Retool została zaprojektowana tak, aby centralizować wszystkie dane o licencjach i płatnościach. Wyzwaniem było umożliwienie łatwego śledzenia odnowień, zgodności i wykorzystania tysięcy licencji.

Automatyczne fakturowanie i powiadomienia

Faktury były generowane i wysyłane e-mailem automatycznie, z załączonymi profesjonalnymi plikami PDF i przypomnieniami w razie opóźnień w płatnościach. Chcieliśmy zmniejszyć obciążenie administracyjne i poprawić ściągalność należności, i to się udało.

Lepsze raportowanie finansowe

Dzięki nowej aplikacji Retool tworzenie i eksport szczegółowych raportów o licencjach, płatnościach i przychodach stały się proste, co ułatwia monitorowanie finansów i podejmowanie decyzji.

[ Stack technologiczny ]