Een maatwerk facturatiesysteem in Retool voor een SaaS-bedrijf

Het facturatiesysteem van CutTime kon het niet meer bijbenen. Het beheer van duizenden licenties verspreid over verschillende schooldistricten vroeg om een slimmere, geautomatiseerde aanpak.

[ Klant ]

Over de klant

CutTime is een SaaS-platform voor kunst- en muziekonderwijs. Het neemt scholen het dagelijkse werk uit handen (voorraadbeheer, ledenbeheer en financiën), zodat zij zich kunnen richten op mooie ervaringen voor leerlingen en hun families. De tools worden gebruikt door duizenden scholen in de Verenigde Staten en beheren dagelijks miljoenen assets.

1500+
Automatisch beheerde licenties: 16 maanden
doorlopende samenwerking: 100%
Geautomatiseerd facturatieproces

[ Uitdaging ]

Een facturatiesysteem dat het niet meer bijbeende

CutTime had te maken met drie hoofdproblemen:

Het bedrijf moest een enorm aantal licenties bijhouden, elk met eigen eisen en termijnen.
Het facturatiesysteem was handmatig, traag en foutgevoelig.
Alles moest naadloos samenwerken met de bestaande tools, zoals HubSpot als CRM en Stripe voor betalingen.

[ Oplossing ]

De oplossing bouwen

In dit project wilden we een systeem bouwen dat de complexe financiële processen van CutTime aankan en toch gebruiksvriendelijk blijft. Met Retool konden we snel schakelen: ons team van Retool-developers maakte snel prototypes en verzamelde al vroeg feedback. We bouwden het systeem stap voor stap. De app begon met alleen licentiebeheer en werd daarna uitgebreid met andere functies: betaalintegratie, geautomatiseerde facturatie en rapportages.

We kozen voor een naadloze integratie met HubSpot en Stripe, zodat data moeiteloos tussen de systemen stroomt. Ook ontwierpen we pdf-sjablonen voor facturen, voor professionele en consistente communicatie met klanten. Het systeem volgt nu de betaalstatus, verstuurt automatische herinneringen en levert gedetailleerde omzetrapportages om de boekhouding te stroomlijnen.

Ontdek de belangrijkste redenen om Retool-developers in te huren voor uw project

Werkzaamheden

Eerst richtten we ons op een complete oplossing die licentiebeheer stroomlijnt, betaal- en facturatieworkflows automatiseert en bruikbare rapportages levert. Elke functie is ontworpen om een concreet operationeel knelpunt op te lossen. Daarbij was het essentieel dat het systeem gebruiksvriendelijk en flexibel bleef.

1. Licentiebeheer

Centrale opslag van licenties, inclusief leveranciersgegevens, kosten en looptijden.
Tools ontwikkeld om overlappende licenties en verlengingen efficiënt te beheren.
Een Retool-database ingericht om alle relevante informatie veilig op te slaan.

2. Betalingsbeheer

Stripe geïntegreerd voor online betalingen en financiële opvolging.
Registratie van offline betalingen mogelijk gemaakt voor een nauwkeurige boekhouding.
Klanten meerdere betaalopties geboden voor meer flexibiliteit.

Beeld van het maatwerk facturatiesysteem in Retool voor een SaaS-bedrijf

3. Geautomatiseerde facturatie

Een systeem gebouwd dat facturen automatisch genereert en per e-mail verstuurt via de API van Stripe.
Professionele pdf-sjablonen ontwikkeld voor consistente facturen.
Automatische herinneringen voor achterstallige facturen toegevoegd om de inning te verbeteren.

4. Rapportages

Gedetailleerde rapportages gemaakt om licentieactiviteit, betaalstatus en omzet te volgen.
Export van rapportages naar CSV mogelijk gemaakt voor eenvoudig delen van data en integratie met boekhoudsystemen.
Omzetrapportages ontwikkeld die compatibel zijn met boekhoudsoftware, voor een gestroomlijnde financiële opvolging.

[ Resultaten ]

Impact die ertoe doet

De facturatieapplicatie in Retool stroomlijnde de financiële processen van CutTime, bespaarde tijd en verbeterde de nauwkeurigheid.

Beter beheer van licenties en data

Onze Retool-applicatie is gebouwd om alle licentie- en betaaldata te centraliseren. Het doel was verlengingen, compliance en gebruik van duizenden licenties eenvoudig te kunnen volgen.

Geautomatiseerde facturatie en meldingen

Facturen werden automatisch gegenereerd en gemaild, met professionele pdf-bijlagen en herinneringen bij achterstallige betalingen. We wilden administratieve tijd besparen en de inning verbeteren, en dat is gelukt.

Betere financiële rapportages

Met de nieuwe Retool-app werd het eenvoudig om gedetailleerde rapportages over licenties, betalingen en omzet te maken en te exporteren, wat de financiële opvolging vereenvoudigt en inzicht geeft voor besluitvorming.

[ Techstack ]