Verkoopdata moeiteloos verbinden met Retool, HubSpot en QuickMail

Akveo bouwde voor Knapsack een op maat gemaakte Retool-app die HubSpot en QuickMail koppelt om business development te vereenvoudigen, met realtime data voor meer overzicht.

[ Klant ]

Over de klant

Knapsack is een SaaS-start-up uit Oregon die ontwerp- en engineeringteams met krachtige tools helpt beter samen te werken. Het platform versnelt productontwikkeling door samenwerking en communicatie eenvoudig en soepel te maken.

50
uur tot oplevering van de MVP: SOC2
Voldoet aan beveiligingsnormen: 3
Gekoppelde integraties

[ Uitdaging ]

Handmatige gegevensinvoer en geen ervaring met low-code

Knapsack had nog geen ervaring met low-code-platforms zoals Retool en HubSpot. Ook moest het platform voldoen aan de SOC2-beveiligingsnormen. Bovendien waren Retool en HubSpot niet rechtstreeks met elkaar verbonden, waardoor gebruikers gegevens handmatig moesten invoeren en hun werk vertraagde.

[ Oplossing ]

De oplossing bouwen

In slechts 50 uur leverde ons team een complete MVP op, waarmee het verkoopteam van Knapsack zijn processen aanzienlijk kon verbeteren.

Met de Retool-app kunnen gebruikers nu bedrijven zoeken, de bijbehorende contacten en deals bekijken en gegevens filteren op bijvoorbeeld sector, prioriteit of bedrijfsgrootte. De app werkt naadloos samen met HubSpot en synchroniseert gegevens in realtime tussen beide platforms. De interface is eenvoudig en overzichtelijk, omdat het doel was alles toegankelijk te maken voor het team. We voegden ook geavanceerde sorteer- en filteropties toe, zodat het team gegevens uit verschillende categorieën snel kan beheren en bekijken en efficiënter kan werken.

Meer informatie over het opschalen van start-ups met Retool

Projectscope

Ons belangrijkste doel was een krachtig en efficiënt dataplatform te bouwen dat aansluit op de business-developmentbehoeften van Knapsack. Het platform verbindt belangrijke tools zoals HubSpot, QuickMail en Clay.com en blijft tegelijk gebruiksvriendelijk voor het verkoopteam.

Hierop hebben we ons gericht:

1. Geïntegreerd dataplatform

Onze Retool-developers bouwden een complete interface die gegevens ordent in hoofdrijen per bedrijf, met aparte tabbladen voor contacten, deals en andere belangrijke activiteiten. Door gegevens uit HubSpot, QuickMail en Clay.com te synchroniseren, ontstond één toegangspunt voor alle essentiële informatie. Deze integratie bracht niet alleen de gegevens samen, maar maakte het ook mogelijk actuele informatie in realtime op te halen en te tonen, zodat handmatige invoer niet langer nodig was.

Synchronisatie van bedrijfsrecords, contacten en deals over alle platforms.
Automatisch ophalen van activiteiten- en e-mailgegevens uit QuickMail en Clay.com, zodat ze direct beschikbaar zijn in het Retool-dashboard.

2. Functionaliteit op maat

Het platform werd afgestemd op een intuïtieve gebruikerservaring. Medewerkers van het verkoopteam konden gegevens snel vinden en ordenen. We implementeerden ook sorteerbare kolommen, zoals bedrijfsnaam, datum van laatste contact, dealstatus en meer, zodat gebruikers records eenvoudig naar behoefte kunnen filteren en sorteren. Daarnaast maakten we keuzemenu's en subcategorieën met gedetailleerde weergaven per contact, zodat het team precies kon inzoomen op informatie over bedrijven en de bijbehorende deals.

Sorteerfuncties voor belangrijke gegevens (bijvoorbeeld contactdatum, bedrijfsgrootte, dealfase).
Gedetailleerde weergaven voor diepere inzichten in contacten en dealhistorie.

3. Geavanceerde rapportages en meldingen

Vervolgens bouwden we aangepaste rapportages om kerncijfers te volgen, zoals het aantal contacten per bedrijf, conversieratio's en de voortgang van deals. We zetten ook een meldingssysteem op dat het team op de hoogte houdt van belangrijke gebeurtenissen.

De rapportages zijn volledig aanpasbaar, zodat het team ze kan filteren op belangrijke criteria, zoals sector, bedrijfsgrootte, dealwaarde enzovoort.
Automatische meldingen wijzen gebruikers op acties die aandacht vragen, zoals achterstallige follow-ups, gemiste contactmomenten en meer.

Ontdek hoe u met Retool e-mailrapporten genereert en verstuurt

4. Bidirectionele datasynchronisatie

Een kerndoel van het platform was gegevens in alle systemen consistent te houden. Daarvoor zetten we realtime synchronisatie op tussen Retool en HubSpot.

Elke wijziging in het ene platform wordt automatisch doorgevoerd in het andere. Wordt bijvoorbeeld de status van een deal in Retool bijgewerkt, dan verandert die direct ook in HubSpot, en omgekeerd.

Deze koppeling zorgt ervoor dat het verkoopteam altijd over de meest nauwkeurige en actuele informatie beschikt.

Realtime synchronisatie van contactgegevens, dealfasen en bedrijfsinformatie tussen Retool en HubSpot.
Wijzigingen worden direct in beide platforms doorgevoerd om inconsistenties in de gegevens te voorkomen.